Nota de Débito
Modelo revisado em
Preencha e baixe uma nota de débito em PDF, para reembolso de despesas e repasses entre empresas, com vencimento e dados de pagamento. Grátis.
Modelo para uso comum. Não substitui orientação de advogado ou contador.
O que é uma nota de débito?
A nota de débito é o documento de cobrança para valores que não são venda nem serviço do emitente: reembolso de despesa adiantada por conta do cliente, repasse de custo previsto em contrato, multa contratual, rateio. Identifica a origem com lastro, o valor, o vencimento e os dados de pagamento — sem substituir a nota fiscal, que cobre outra coisa.
Quando usar a nota de débito?
Quando uma empresa precisa cobrar de outra algo que não passa pela nota fiscal: o pedágio e a diária adiantados no frete, o conserto pago pelo condomínio e devido pelo condômino, a multa contratual, o rateio de despesa comum entre parceiros. É o instrumento que dá forma, número e vencimento ao "depois a gente acerta".
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Despesas adiantadas por conta do cliente
Pedágio, taxa, cartório, frete: o que a empresa pagou em nome do cliente volta por nota de débito com comprovantes.
Ir para Recibo de Reembolso → -
Multa contratual entre empresas
A multa prevista no contrato se cobra com a nota citando a cláusula — e o contrato anexo.
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Rateio entre parceiros
A despesa comum da parceria — o marketing dividido, a feira compartilhada — se acerta por nota de débito de um ao outro.
Ir para Contrato de Parceria Comercial → -
A cobrança que não foi paga
Nota de débito vencida e ignorada sobe a escada: carta de cobrança, depois notificação.
Ir para Carta de Cobrança → -
Venda ou serviço de verdade
Se o valor é receita sua — vendeu, prestou serviço —, o documento é a nota fiscal, não esta.
Modelo de nota de débito preenchido
Assim fica o documento pronto. O exemplo abaixo é gerado pelo mesmo motor que monta o seu arquivo, com dados fictícios no lugar dos seus — é exatamente o que sai no PDF, não uma ilustração.
Nota de Débito
Nota de débito nº ND 014/2026, emitida por Transportes Rápidos Ltda., CNPJ nº 11.222.333/0001-81, contra Maria Oliveira Santos, CPF/CNPJ nº 111.444.777-35.
Origem do débito: reembolso do pedágio e da diária de motorista adiantados por conta do destinatário no frete de 10/09/2026, contrato de transporte nº 88/2026, conforme comprovantes anexos. Valor: R$ 840,00 (oitocentos e quarenta reais), com vencimento em 12 de março de 2026. Pagamento: Pix para a chave 11.222.333/0001-81 (CNPJ), ou depósito no Banco X, ag. 0001, cc 12345-6.
Esta nota de débito refere-se a valores sem natureza de receita de venda ou serviço do emitente, não substituindo documento fiscal. Os comprovantes da origem ficam à disposição e integram a cobrança.
após o vencimento, incidem juros de 1% ao mês e correção monetária
Campinas, 12 de março de 2026.
Nomes, documentos e valores são inventados, apenas para mostrar o formato. Preencha o formulário no alto da página para gerar o seu.
Modelo em branco para baixar
Se preferir preencher à mão ou editar o texto, baixe o modelo vazio. O arquivo em Word é editável e sai do mesmo modelo usado no gerador, então o conteúdo é idêntico ao do PDF preenchido aqui.
Como preencher uma nota de débito?
- Nome do emitente (quem cobra)
- Quem tem o valor a receber. A nota de débito cobra o que NÃO é venda de mercadoria nem prestação de serviço — reembolso de despesa, repasse, multa contratual. Para venda e serviço, o documento é a nota fiscal. Exemplo: Transportes Rápidos Ltda.
- CNPJ do emitente
- Aceita CPF ou CNPJ no mesmo campo — o formato é reconhecido pelo número de dígitos, e o dígito verificador é conferido na hora. Quando quem assina é empresa, use o CNPJ, e não o CPF do sócio. Exemplo: 11.222.333/0001-81
- Nome do destinatário (quem deve)
- Nome completo da pessoa física, ou razão social da empresa. Evite apelido ou nome de fantasia: em caso de discussão, o documento precisa identificar exatamente quem é quem. Exemplo: Maria Oliveira Santos
- CNPJ ou CPF do destinatário
- Aceita CPF ou CNPJ no mesmo campo — o formato é reconhecido pelo número de dígitos, e o dígito verificador é conferido na hora. Quando quem assina é empresa, use o CNPJ, e não o CPF do sócio. Exemplo: 111.444.777-35
- Número da nota
- Numeração sequencial do seu controle. Exemplo: ND 014/2026
- Origem do débito
- A nota de débito vale pelo lastro: cite o contrato que previu o repasse e anexe os comprovantes da despesa. Nota de débito sem lastro é só um boleto com outro nome. Exemplo: reembolso do pedágio e da diária de motorista adiantados por conta do destinatário no frete de 10/09/2026, contrato de transporte nº 88/2026, conforme comprovantes anexos
- Valor do débito
- O extenso é gerado sozinho a partir daqui. Se o valor em algarismo for adulterado depois, a divergência com o extenso denuncia a alteração — é exatamente para isso que a praxe exige os dois. Exemplo: 840,00
- Vencimento
- Informe vencimento.
- Dados para pagamento
- Informe dados para pagamento. Exemplo: Pix para a chave 11.222.333/0001-81 (CNPJ), ou depósito no Banco X, ag. 0001, cc 12345-6
- Cidade
- Cidade onde o documento está sendo assinado. Aparece no fecho, antes da data. Exemplo: Campinas
- Data
- Vem preenchida com hoje. Troque se estiver documentando um fato anterior — data que não corresponde ao fato real enfraquece o documento e pode caracterizar declaração falsa.
- Observações opcional
- Campo livre para o que não coube nos demais: condição combinada, ressalva, número de parcela, forma de pagamento. Fica em branco no documento se você não preencher. Exemplo: após o vencimento, incidem juros de 1% ao mês e correção monetária
O que precisa constar na nota de débito?
- Identificação de emitente e destinatário, com CNPJ.
- Numeração sequencial própria.
- A origem do débito com lastro: contrato citado e comprovantes anexos.
- Valor, vencimento e dados de pagamento.
- A ressalva de que não substitui documento fiscal.
Erros comuns na nota de débito
- Usar nota de débito para cobrar venda ou serviço — isso é sonegação de nota fiscal, com multa à altura.
- Emitir sem lastro: reembolso sem comprovante anexo e repasse sem previsão contratual viram cobrança contestável.
- Cobrar reembolso com margem embutida — o "reembolso" maior que a despesa é receita disfarçada, e tributável.
- Esquecer a numeração sequencial e perder o controle do que foi pago e do que venceu.
- Não fixar vencimento nem encargos de atraso, deixando a nota eternamente "a vencer".
- Confundir com duplicata: a nota de débito não é título executivo — o lastro dela é o contrato e os comprovantes.
Outros nomes para este documento
- ND
- A sigla corrente no financeiro das empresas.
- Nota de ressarcimento
- Como alguns setores chamam a mesma cobrança de reembolso.
- Fatura de débito
- Variante de nome — mesmo documento, mesma função.
Nota fiscal, nota de débito, duplicata ou recibo: qual documento cobra o quê
O financeiro entre empresas usa quatro papéis parecidos — com naturezas e efeitos bem diferentes.
| Situação | Use | Por quê |
|---|---|---|
| Venda de mercadoria ou serviço prestado | Nota fiscal | Receita própria exige documento fiscal — sem exceção. |
| Reembolso, repasse, multa, rateio | Esta nota de débito | Valores sem natureza de receita, com lastro documentado. |
| Crédito de venda a prazo formalizado | Duplicata | Título executivo vinculado à fatura. |
| Comprovar pagamento recebido | Recibo | A quitação — o fim da cobrança, não o começo. |
Perguntas frequentes sobre a nota de débito
Nota de débito substitui nota fiscal?
Nunca — e é o erro mais caro do instrumento. Receita de venda ou serviço exige nota fiscal, com os tributos dela; a nota de débito serve ao que não é receita: o dinheiro que só passa por você (reembolso exato de despesa em nome do cliente) ou o que decorre de cláusula (multa, repasse). Usar ND para faturar serviço é omissão de receita aos olhos do fisco.
Nota de débito tem valor jurídico? Posso executar?
Tem valor de cobrança documentada, mas não é título executivo por si — diferente da duplicata ou do cheque. A força dela vem do conjunto: o contrato que previu o repasse, os comprovantes da despesa e a própria nota com vencimento. Esse conjunto sustenta ação de cobrança tranquila — e vira título se o devedor assinar reconhecendo, com duas testemunhas.
Reembolso cobrado por nota de débito paga imposto?
O reembolso exato — a despesa comprovada, repassada ao real devedor sem margem — em regra não é receita do emitente, e a nota de débito com comprovantes anexos documenta justamente isso. A margem embutida, por outro lado, é receita e se tributa como tal. Regimes e casos variam; empresa com volume relevante de repasses alinha o procedimento com o contador.
Pessoa física pode emitir nota de débito?
O instrumento é da praxe empresarial, mas nada impede o uso entre particulares para o mesmo fim — cobrar um reembolso ou rateio documentado. Na prática, entre pessoas físicas a carta de cobrança cumpre o papel com mais naturalidade. O que importa nos dois: lastro anexo, valor certo e vencimento — cobrança sem esses três é só um lembrete.