Recibo de Reembolso

O que é um recibo de reembolso

O recibo de reembolso comprova a devolução de um valor que alguém adiantou do próprio bolso em nome de outra pessoa ou empresa. A diferença para um recibo comum está na natureza: reembolso não é pagamento por trabalho nem receita, é ressarcimento — e essa distinção tem efeito tributário.

Quando usar

Sempre que um funcionário, sócio ou prestador adiantar despesa e for ressarcido: viagem, combustível, material, refeição, taxa. O documento fecha a prestação de contas e demonstra que o valor não é remuneração disfarçada, o que a fiscalização costuma questionar quando o reembolso é frequente e sem comprovação.

• Despesa de viagem a trabalho

  Passagem, hospedagem, alimentação. Discrimine cada item com data e anexe os comprovantes.

• Compra de material pelo funcionário

  Quando o empregado adianta a compra e a empresa devolve. Guarde a nota junto do recibo.

• Combustível e deslocamento

  Registre o trajeto e o motivo. Reembolso recorrente sem comprovação tende a ser tratado como verba salarial.

• Despesa adiantada por prestador

  Taxas, cópias, custas. Separe o reembolso dos honorários: são naturezas diferentes e devem ir em documentos distintos.

  Ir para Recibo de Honorários →

• Pagamento pelo trabalho, não pela despesa

  Quando o valor remunera o serviço prestado, o documento é o recibo de prestação de serviço.

  Ir para Recibo de Prestação de Serviço →

Modelo de recibo de reembolso preenchido

Assim fica o documento pronto. O exemplo abaixo é gerado pelo mesmo motor que monta o seu arquivo, com dados fictícios no lugar dos seus — é exatamente o que sai no PDF, não uma ilustração.

Modelo em branco para baixar

Se preferir preencher à mão ou editar o texto, baixe o modelo vazio. O arquivo em Word é editável e sai do mesmo modelo usado no gerador, então o conteúdo é idêntico ao do PDF preenchido aqui.

Como preencher, campo a campo

Valor reembolsado

O extenso é gerado sozinho a partir daqui. Se o valor em algarismo for adulterado depois, a divergência com o extenso denuncia a alteração — é exatamente para isso que a praxe exige os dois. Exemplo: 480,00

Nome de quem recebe o reembolso

Quem adiantou a despesa do próprio bolso e está sendo ressarcido. É quem assina. Exemplo: Ana Ribeiro Costa

CPF ou CNPJ de quem recebe

Aceita CPF ou CNPJ no mesmo campo — o formato é reconhecido pelo número de dígitos, e o dígito verificador é conferido na hora. Quando quem assina é empresa, use o CNPJ, e não o CPF do sócio. Exemplo: 111.444.777-35

Nome de quem reembolsa

Empresa ou pessoa que está devolvendo o valor gasto. Exemplo: Comércio Horizonte Ltda

CPF ou CNPJ de quem reembolsa

Aceita CPF ou CNPJ no mesmo campo — o formato é reconhecido pelo número de dígitos, e o dígito verificador é conferido na hora. Quando quem assina é empresa, use o CNPJ, e não o CPF do sócio. Exemplo: 11.222.333/0001-81

Despesas reembolsadas

Discrimine cada gasto com data e valor. Reembolso com valor único e sem detalhe é o que a contabilidade mais recusa, e o que mais gera pedido de esclarecimento depois. Guarde os comprovantes junto do recibo. Exemplo: Passagem rodoviária São Paulo/Campinas, 12/08 — R$ 68,00 Hospedagem 1 diária, hotel Central, 12/08 — R$ 260,00 Refeições, 12 e 13/08 — R$ 152,00

Motivo da despesa

Por que a despesa foi feita. É o que caracteriza o gasto como reembolsável e não como remuneração — distinção que importa para a natureza tributária do valor. Exemplo: viagem para visita técnica ao cliente Horizonte, em Campinas

Cidade

Cidade onde o documento está sendo assinado. Aparece no fecho, antes da data. Exemplo: Campinas

Data

Vem preenchida com hoje. Troque se estiver documentando um fato anterior — data que não corresponde ao fato real enfraquece o documento e pode caracterizar declaração falsa.

Observações opcional

Registre que os comprovantes acompanham o recibo. É a prática que transforma o documento em prestação de contas completa. Exemplo: comprovantes originais anexos, numerados de 1 a 3

O que precisa constar

• Valor reembolsado, em números e por extenso.
• Identificação de quem recebe e de quem reembolsa.
• Discriminação de cada despesa, com data e valor.
• Motivo que justifica as despesas.
• Cidade, data e assinatura de quem recebeu.

Erros comuns

• Informar valor único sem discriminar. É o que a contabilidade mais recusa e o que mais gera questionamento fiscal.
• Não guardar os comprovantes. Sem eles, o reembolso vira valor sem lastro.
• Misturar reembolso com honorários ou salário no mesmo documento — as naturezas são diferentes e o tratamento tributário também.
• Reembolsar despesa sem relação com a atividade, o que descaracteriza o ressarcimento.
• Não indicar o motivo, deixando a despesa sem justificativa.
• Fazer reembolsos frequentes e redondos, sem comprovação, o que sugere remuneração disfarçada.

Outros nomes para este documento

Ressarcimento de despesas

Mesmo conceito, com nome mais formal.

Prestação de contas

Processo mais amplo, que inclui o recibo e os comprovantes. O recibo é a peça que fecha a prestação.

Adiantamento

Movimento contrário: no adiantamento a empresa entrega o dinheiro antes; no reembolso ela devolve depois do gasto.

Reembolso, adiantamento ou remuneração

Os três movimentam dinheiro entre as mesmas partes, com naturezas e efeitos tributários distintos. Em dúvida, consulte um contador.

Perguntas frequentes

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