Ordem de Compra

O que é uma ordem de compra

A ordem de compra é o documento em que o comprador formaliza um pedido ao fornecedor, com itens, quantidades, preços, prazo e condições. É a contrapartida do orçamento: onde o orçamento oferta, a ordem de compra aceita — e passa a ser a referência do que foi combinado.

Quando usar

Em qualquer compra que envolva mais de um item, entrega futura ou pagamento a prazo. Para o comprador, é o que permite recusar mercadoria fora da especificação. Para o fornecedor, é a autorização escrita que sustenta a cobrança — vender sem pedido formal é como discussões sobre "eu não pedi isso" começam.

• Compra de materiais e insumos

  Reposição de estoque, material de escritório, insumos de produção. Especificação detalhada evita entrega errada.

• Aceite de orçamento

  A ordem de compra formaliza a aprovação do que foi orçado. Referencie o número do orçamento.

  Ir para Orçamento →

• Compra de equipamento

  Especifique modelo, capacidade e garantia. Item de maior valor merece condições de recusa explícitas.

• Recebimento com divergência

  Quando a mercadoria chega errada ou com defeito, o recibo de devolução registra a volta e o acerto.

  Ir para Recibo de Devolução de Mercadoria →

• Contratação de serviço

  Para serviço em vez de produto, a ordem de serviço descreve escopo e execução.

  Ir para Ordem de Serviço →

Modelo de ordem de compra preenchido

Assim fica o documento pronto. O exemplo abaixo é gerado pelo mesmo motor que monta o seu arquivo, com dados fictícios no lugar dos seus — é exatamente o que sai no PDF, não uma ilustração.

Modelo em branco para baixar

Se preferir preencher à mão ou editar o texto, baixe o modelo vazio. O arquivo em Word é editável e sai do mesmo modelo usado no gerador, então o conteúdo é idêntico ao do PDF preenchido aqui.

Como preencher, campo a campo

Número do documento opcional

Numeração do pedido. É por ela que a entrega, a nota fiscal e a cobrança são conferidas contra o que foi efetivamente pedido. Exemplo: 042

Nome ou razão social do comprador

Quem está fazendo o pedido. É quem assina e autoriza a compra. Exemplo: Comércio Horizonte Ltda

CPF ou CNPJ do comprador

Aceita CPF ou CNPJ no mesmo campo — o formato é reconhecido pelo número de dígitos, e o dígito verificador é conferido na hora. Quando quem assina é empresa, use o CNPJ, e não o CPF do sócio. Exemplo: 11.222.333/0001-81

Nome ou razão social do fornecedor

Nome completo da pessoa física, ou razão social da empresa. Evite apelido ou nome de fantasia: em caso de discussão, o documento precisa identificar exatamente quem é quem. Exemplo: Distribuidora Vale Verde Ltda

CPF ou CNPJ do fornecedor opcional

Aceita CPF ou CNPJ no mesmo campo — o formato é reconhecido pelo número de dígitos, e o dígito verificador é conferido na hora. Quando quem assina é empresa, use o CNPJ, e não o CPF do sócio. Exemplo: 111.444.777-35

Itens do pedido

Especifique cada item de forma que o fornecedor não tenha margem de interpretação: quantidade, unidade, medida, material, cor. Divergência entre o que se pediu e o que chegou quase sempre nasce de especificação incompleta. Exemplo: 20 un — Caixa organizadora 30L, polipropileno transparente — R$ 32,00 un — R$ 640,00 5 un — Estante de aço 6 prateleiras, 200x92x30cm — R$ 380,00 un — R$ 1.900,00 2 un — Carrinho plataforma 200kg — R$ 430,00 un — R$ 860,00

Valor total do pedido

O extenso é gerado sozinho a partir daqui. Se o valor em algarismo for adulterado depois, a divergência com o extenso denuncia a alteração — é exatamente para isso que a praxe exige os dois. Exemplo: 3.400,00

Local de entrega

Endereço completo, com referência de acesso quando necessário. Informe também o horário de recebimento nas observações, se houver restrição. Exemplo: Rua das Acácias, 120, galpão 2, Campinas/SP

Prazo de entrega

Conte a partir de um evento claro — confirmação, pagamento, aprovação de amostra. Prazo contado de data fixa escorrega quando o fornecedor demora a confirmar. Exemplo: 10 dias úteis a partir da confirmação do pedido

Condições de pagamento

Quando e como o pagamento acontece. Vincular à entrega e à nota fiscal protege o comprador contra pagar por mercadoria que não chegou ou que veio errada. Exemplo: 30 dias após a entrega, mediante nota fiscal

Cidade

Cidade onde o documento está sendo assinado. Aparece no fecho, antes da data. Exemplo: Campinas

Data

Vem preenchida com hoje. Troque se estiver documentando um fato anterior — data que não corresponde ao fato real enfraquece o documento e pode caracterizar declaração falsa.

Observações opcional

Registre restrições de recebimento, exigência de nota fiscal, condições de recusa e o que mais precise valer na entrega. Exemplo: recebimento apenas das 8h às 12h; itens fora da especificação serão recusados na entrega

O que precisa constar

• Numeração do pedido.
• Identificação do comprador e do fornecedor.
• Itens com quantidade, especificação, valor unitário e total.
• Valor total do pedido.
• Local e prazo de entrega.
• Condições de pagamento, data e assinatura do comprador.

Erros comuns

• Especificar os itens de forma incompleta. Divergência entre o pedido e a entrega quase sempre nasce daí.
• Não numerar o pedido, o que impede conferir a nota fiscal e a entrega contra o que foi pedido.
• Contar o prazo de entrega a partir de data fixa em vez da confirmação do pedido.
• Pagar antes de conferir a entrega, quando as condições poderiam vincular o pagamento ao recebimento.
• Não registrar restrição de horário de recebimento, o que gera entrega devolvida na porta.
• Aceitar entrega parcial sem registrar o que faltou.

Outros nomes para este documento

Pedido de compra

Mesmo documento, com o nome mais usado no dia a dia comercial.

Orçamento

Documento anterior e do outro lado: o fornecedor oferta, o comprador aceita emitindo a ordem de compra.

Nota fiscal

Documento fiscal da operação, emitido pelo fornecedor na venda. A ordem de compra a antecede e serve para conferi-la.

Ordem de compra, orçamento ou ordem de serviço

Cada documento marca um momento da relação comercial, e usá-los na ordem certa evita a maior parte das divergências.

Perguntas frequentes

Documentos relacionados

• Orçamento
• Ordem de Serviço
• Recibo de Devolução de Mercadoria